Back

Het voorbereiden van een informatiebijeenkomst

Informatiebijeenkomsten zijn belangrijke momenten tijdens je energieplanningsproject. Maar hoe bereid je zo’n evenement eigenlijk voor?
Related subjects
Checklist

Informatie-evenementen of buurtraadplegingen zijn belangrijke mijlpalen in het project als het gaat om de interactie met omwonenden. Het vergt nogal wat voorbereiding om een effectief evenement te organiseren.

Houd in gedachten: een grondige voorbereiding bepaalt voor 90% het succes! Het maken van een draaiboek en het bijwerken daarvan tijdens de voorbereiding helpt je om je doelen te bereiken. Hieronder vind je een lijst met tips om je evenement succesvol te maken.

 
Step 1: The WHY of the event
  • Wat is het doel van het informatie-evenement?
  • Wie wordt er uitgenodigd?
  • Wat is je boodschap?
  • Wat wil je dat de bezoekers onthouden?
  • Welke informatie kun je delen?
  • Wees duidelijk over de randvoorwaarden van het project, en wat je nog niet weet.
  • Welke input wil je van de bezoekers?
Stap 2: Plan het event
  • Heb je een vast programma, of kunnen bezoekers komen en gaan wanneer ze willen?
  • Plan geen evenementen tijdens vakanties of grote lokale/nationale evenementen.
  • Heb je meerdere sessies? Plan dan ook één in de middag.
  • Maak een lijst van mogelijke reacties/vragen en wat jouw standpunt/antwoord daarop is.
  • Zorg voor voldoende specialisten om alle soorten vragen te kunnen beantwoorden.
  • Organiseer je breakout-sessies? Maximaal 10 bewoners per tafel, met 1 begeleider en 1 notulist werkt goed (legmarkers, post-its en een flip-over klaar).
  • Plan welke sfeer je wilt creëren en welke drankjes/borrelhapjes daarbij passen.
  • Wil je dat de pers aanwezig is?
 
Stap 3: Nodig bewoners uit
  • Wanneer stuur je de uitnodigingen? Zorg ervoor dat je ook 1-2 dagen voor het evenement een herinnering stuurt.
  • Welke media gebruik je om de uitnodiging te verspreiden?
  • Wat is je boodschap op de uitnodiging?
  • Wil je dat bezoekers zich van tevoren registreren? Ga je dat doen, en hoe houd je de aanmeldingen bij?
 
Stap 4: Het event zelf
  • Zet de bewoners centraal tijdens het evenement.Wil je dat bezoekers zich registreren?
  • Zorg dat voor bezoekers duidelijk is wie de gastheer is.
  • Zorg dat alle bezoekers hun mening kunnen geven.
  • Sta open voor alle vragen en suggesties.
  • Neem angst en weerstand serieus.
  • Ga je verslag doen van dit evenement? Zorg dat alle bezoekers hun contactgegevens achterlaten of weten waar ze informatie online kunnen vinden.
  • Overweeg om input te verzamelen via digitale tools (zoals het SEP), zodat je ook mensen buiten het evenement bereikt.
Stap 5: Follow-up
  • Hoe ga je de bezoekers betrokken houden? Nieuwsbrieven? Online platform?
  • Ga je een vervolg evenement organiseren?
  • Komt er een bewonerspanel? Hoe kunnen zij zich daarvoor aanmelden?
  • Zorg dat bezoekers weten wat de (globale) planning is.
Windplanner: experts in visuele impact
 
We ondersteunen regelmatig bewonersbijeenkomsten als een neutrale, deskundige partij. Dit betekent: we zijn er niet voor, we zijn er niet tegen, we laten alleen precies zien wat de visuele impact van het plan is op de leefomgeving. Op deze manier krijgen de omwonenden een helder beeld van hoe het plan er daadwerkelijk uit zal zien. En de initiatiefnemers of betrokken gemeente hebben zo ‘hun handen vrij’ om inhoudelijke gesprekken te voeren met alle bezoekers.
  • Doe het zelf, of wij visualiseren voor jou
  • Windplanner is beschikbaar als abonnement als je zelf je wind- en zonneprojecten wilt plannen en visualiseren. Als alternatief kunnen wij je project ook voor je visualiseren. Als wij het project voor je visualiseren, kun je zelf nog steeds verschillende variabelen uitproberen, zoals dag, nacht, schaduwimpact en windrichting.
  • Heb je een visualisatie nodig voor je project? Snel, nauwkeurig en tegen lage kosten? Laat het ons weten!
 

Related news

More news
More news